档案管理
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内蒙古锅炉压力容器检验研究院档案管理制度 字号: 浏览次数:3653次 发布时间:2014/10/24


档案管理制度

一、档案立卷归档制度

为了推行文件材料的平时立卷制度,保证各类档案齐全、完整、系统、及时地归档,特制定归档制度如下:

1、内蒙古锅检院实行文书处理部门或业务部门的平时立卷制度。各职能部门将所形成的文件材料,按规范要求立卷后移交内蒙古锅检院档案室。

2、归档范围:凡是针对内蒙古锅检院工作具有指导性、指令性的上级来文;在各项活动中直接形成的、对内蒙古锅检院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属归档范围。

3、凡归档的文件材料要齐全完整,组卷正确,保持文件材料的内在联系。保管期限划分清楚,卷内文件排列要有条理,完整准确地编写卷内目录,按统一格式装订成保管单位(卷、册、袋、盒)。

4、凡归档的科技材料,底图蓝图必须符合国家颁发的图样管理制度要求,纸质优良,字迹工整,图样清晰。文字材料不得用圆珠笔、铅笔和复写纸书写,以利于长期保存。

5、会计档案要使用统一规格的记帐凭证簿、表册;必须装订完整,填写清楚,不得省略;帐簿名称与内容必须相符,否则档案部门拒绝接收。

6、归档时间和手续

1)文书档案:文书档案和业务档案由各业务部门立卷后,于次年三月底以前移交所档案室。

2)基建档案:基建文件材料,由本院基建管理人员负责按工程项目收集整理立卷。每个项目立一卷或数卷,并编制卷内目录(一式三份),在工程项目竣工验收后一个月内向档案部门移交。

3)会计档案:凡记录和反映我院经济业务活动的各种会计凭证、会计帐簿和会计报表 ,由会计人员按国家和上级会计档案管理办法的规定和要求负责整理立卷归档。

4)业务档案:院技术档案由各科室根据本部门的职能范围,并按所制定的档案分类方案,负责对属于本科室业务的文件材料进行整理、分类和初步组卷,在下一年的第一季度移送所档案室。院档案室负责按规定要求,验收各科室交回的归档材料,并进行立卷归档。

5)声像档案:声像档案由所负责组织声像材料制作人整理,声像材料按组(张)为单位组成,并附加说明(时间、地点、内容、背景、人物及制作者),并列目录清单送档案部门归档。

6)接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时交接双方要签名盖章。

7)凡属永久保存的本单位重要发文要实行双套制。

二、档案保管制度

1、内蒙古锅检院的档案既是国家的宝贵财富,同时又是我院全体干部职工在各项工作中的历史记录和劳动成果。因此,要把档案的保管工作放在重要的地位,妥善保管。

2、档案的库房应以科学、坚固、安全为基本条件。档案部门对接收来的档案要按部门进行分类、装订、必要的加工整理、装盒和软件录入。

3、库房的档案柜、架按要求进行排放。

4、为了妥善保管档案,库房内应装备必要的防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防虫等设施。

5、案卷(件)入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体、依档号顺序排列。

6、档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案,发现问题,及时解决。如:库房发生水、火、虫蛀、鼠咬等现象时,应组织人员进行认真检查。检查内容包括:档案数量是否相符,有无损毁、褪变,收进、移出、存取登记是否准确,各项制度的执行情况,然后写出详细书面材料,及时向上级和主管业务部门报告。

7、档案工作人员调、换工作时应有严格的接交手续。

8、档案保管人员,必须认真严格地按照各项规章制度办事,不得徇私舞弊,玩忽职守。

9建立全宗卷,包括机关立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

三、档案库房管理制度

1、档案库房应以科学、坚固、安全为基本条件,门窗玻璃要加固,库门要按防盗门。

2、档案装具要齐备充足,符合规范要求。档案入库时应检查账、卡、物是否相符。各门类载体的档案存放要合理有序,即方便日常查找,又能保证在突发事件中及时抢救。对珍贵档案要专门保管。

3、档案库房要符合防潮、防水、防尘、防阳光直射、防有害气体污染的要求,定期更换杀虫剂、灭鼠药和灭火器,严禁放置与档案无关的物品。

4、库房要经常保持整洁卫生,库房标准温度为1424℃,标准相对湿度为4560%。档案人员要做好测试记录,做出综合文字分析,掌握库房管理规律。

5、库房内严禁吸烟、明火和存放易燃易爆物品,定期检查消防器材,电路和电器设备,及时消除隐患。

6、节假日前要对案卷进行总清点,催回借出的档案。对库藏档案的保存检查中发现的问题及时报告,并采取必要措施。

7、检查档案的保管情况,发现破损的案卷及时修复,对于需要长久保存的档案,采取措施加以重点保护,使其即安全又延长寿命。

8、要定期检查档案室的财产设备,经常进行设备的维护和修理,为科学保管档案创造良好的物质条件。 

9、非档案室人员,不得随意进入库房。

四、档案安全保密制度

保守档案机密,维护档案的完整与安全,是每个档案人员的职责。为了确保档案机密不致泄漏,特制定本制度。

1严格执行国家保密局制定的《保密法》和《机关干部保密守则》,严守档案机密。

2、严格执行有关档案接收、管理和借阅制度。认真履行登记、签字手续。库房重地,非档案管理人员一律不得入内。

3、凡属机、绝密档案,登记编目时,必须在登记本备注栏内盖上“机密”、“绝密”字样,对“机密、绝密”档案,必须单独存放,专人管理。

4、凡需要借阅机密档案,必须按《内蒙古锅检院档案借阅办法》经有关领导批准,方能借阅。凡违反规定泄漏档案机密并造成不良后果者,应按《档案法》有关条文处理。

5、档案库房严禁吸烟,易燃、易爆、腐蚀物品及一切杂物不得携入库房。要切实做好防火、防盗、防潮、防尘、防霉、防虫等“八防”工作。

6、任何人员不得以任何借口违反规章制度,档案人员如因玩忽职守,造成档案失密、泄密,要视其情节轻重给予处分。

五、档案查阅利用制度

 1本单位工作人员因工作需要查阅与本工作(业务)有关的档案、资料,档案室予以查阅,凡查阅与本工作(业务)以外的档案、资料,须经分管档案工作的领导批准。

 2、外单位人员查阅本室档案、资料,需持介绍信,并注明查阅目的,经分管档案工作领导批准,方能查阅.

3、档案一般不外借,如确因工作需要外借的,应办理外借手续时间一般不得超过两周,延长借阅时间需另办理续借手续。

4、如需要复印档案材料,在内容允许的前提下,一般应由档案人员陪同前往,复印时不得拆卷,未经同意不得摘抄、复制和查阅其它无关档案材料。   

5、借出的档案,内部资料不得转借他人,不得带出单位,不得随意涂改、拆卷、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁或污损,一旦发现上述情况,按《档案法》有关规定严肃处理。

6、对纸质已经发脆或珍贵的档案,一般不予外借,并要控制复印次数。

7、电话查询档案,只限查询一般问题,由档案室代为查找并回电查询者,同时进行登记,查询者要求将材料寄往查询单位,必须凭介绍信,并征得分管领导签字方可办理。

8、档案室在向利用者提供档案的同时,应根据需要附上《档案利用效果登记表》,利用工作结束后,由利用者如实填写,交档案室存查。

六、档案鉴定销毁制度

档案鉴定是档案管理的一项重要工作,做好档案鉴定工作就能够保证档案室藏的优化,保证向利用者提供优质服务。为了使档案鉴定工作能正常进行,特制定本制度。

1、为了确保档案材料的质量,需定期对档案进行鉴定,准确的判断档案的存毁。

2、组织鉴定

由分管领导、办公室主任、档案工作人员以及有关业务部门人员组成鉴定小组,根据国家有关规定核销档案,对已满期限的各种门类档案进行鉴定。

3、鉴定原则

从全局出发,从长远着眼,坚持确定保管期限要尽可能的长、销毁从严的原则。

4、鉴定的方法

档案鉴定采用直接鉴定的方法,以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础,分工初鉴,集体审查。

5、鉴定时间

每年年底鉴定一次。

6、销毁

由档案室按照鉴定审批意见,指定两人负责在内蒙古党委指定地点监销,并索要文件销毁证明,存档保存。

七、档案统计制度

为了全面掌握所档案室所藏档案和资料的变化、实有数量,便于档案工作的分析、保管、利用及实行档案管理的监督,必须对各种档案及资料的收进、移出、整理、鉴定、销毁及保管数量、状况和利用情况进行及时的登记和定期统计。特制定本制度。

1、档案人员必须以认真负责的工作态度,实事求是的工作作风进行统计工作,做到及时、准确、连续。

2建立档案出入库登记、档案整理登记、保管检查情况登记、温湿度记录、利用工作和效果反馈记录。做到账目清楚,手续完备,无差错遗漏项目,账物相符,科学准确地反映库藏档案的门类,数量等状况。

3、文书、仪器设备、会计、照片档案以册(件),录音、录像带以盒,基建档案以张(盒)为单位进行统计。

4、及时、准确地编制档案工作情况报表,以及本单位档案统计工作年报。

5、做好档案室资料的登记和统计年报。

6、对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议。

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